Ausgangslage
Ein Bereich mit zwölf Außenstandorten wurde IT-seitig bislang überwiegend von der Zentrale aus betreut, ergänzt durch regionale Dienstleister vor Ort. Ausstattung, Updatestände und Abläufe unterschieden sich von Standort zu Standort, und Anfragen liefen über unterschiedliche Kanäle.
Ziel war, den Betrieb an den Standorten zu vereinheitlichen und die zentrale IT zu entlasten, ohne zusätzliche eigene Kapazitäten aufzubauen.
Ziele
- Ein zentraler Ansprechpartner für IT-Anfragen aller Standorte
- Einheitliche Arbeitsplätze und Sicherheitsstandards nach den Vorgaben der zentralen IT
- Störungen erkennen, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen
- Transparente, planbare Kosten pro Arbeitsplatz
Lösung
Wir haben den Betrieb der Arbeitsplatz- und Standort-IT übernommen und schrittweise vereinheitlicht:
- Zentraler Helpdesk: Ein Ticketsystem und eine Rufnummer für alle Standorte, mit vereinbarten Reaktionszeiten und monatlichem Reporting.
- Monitoring: Netzwerkkomponenten, Standortserver und Internetanbindungen werden rund um die Uhr überwacht. Störungen werden dadurch in der Regel erkannt und behoben, bevor sie sich auf den Betrieb auswirken.
- Patch-Management: Betriebssysteme und Anwendungen werden zentral und in festen Wartungsfenstern aktualisiert.
- Standardisierte Arbeitsplätze: Neue Geräte werden über Intune automatisch eingerichtet und sind nach der ersten Anmeldung einsatzbereit.
- Standortvernetzung: Die Standorte sind per SD-WAN abgesichert an das Unternehmensnetz angebunden.
Vorgehen
Am Anfang stand eine Bestandsaufnahme an allen zwölf Standorten mit Erfassung sämtlicher Geräte und Komponenten. Anschließend haben wir die Standorte schrittweise übernommen und die bisherigen regionalen Dienstleister geordnet abgelöst. Betriebsprozesse und Schnittstellen zur zentralen IT haben wir gemeinsam festgelegt.
An jedem Standort gibt es eine feste Ansprechperson, mit der wir uns regelmäßig abstimmen.
Ergebnis
Die Mitarbeitenden an den Standorten haben einen festen Ansprechpartner und erhalten schnell Unterstützung. Durch einheitliche Updates und kontinuierliche Überwachung ist die Zahl der Störungen deutlich zurückgegangen. Die zentrale IT verfügt über einen vollständigen Überblick über Geräte, Lizenzen und Kosten der Standorte.
Betrieb und Weiterentwicklung
Einmal im Quartal besprechen wir mit den Verantwortlichen die Kennzahlen aus Helpdesk und Monitoring und planen die nächsten Schritte. Als Nächstes werden die verbliebenen lokalen Server der Standorte in die zentrale Plattform überführt.
