Ausgangslage
Im Einkauf gehen täglich Belege in Papierform und per E-Mail ein: Lieferscheine, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Vertragsunterlagen. Papierbelege wurden gesammelt, im Büro gescannt, manuell benannt und in der Dateiablage abgelegt. Rückfragen zu einzelnen Belegen liefen per E-Mail.
Dieser Ablauf war mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden. Zudem war der Bearbeitungsstand der Belege nicht zentral einsehbar, und Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail und Dateiablage erschwerten die Nachverfolgung.
Ziele
- Digitale Erfassung der Belege am Ort ihres Eingangs
- Automatische Erkennung und Zuordnung von Belegart, Lieferant und Bestellnummer
- Ablage in der bestehenden Dokumentenstruktur nach den Vorgaben der zentralen IT
- Klare Zuständigkeiten für Rückfragen und offene Belege
Lösung
Wir haben eine mobile App für iOS und Android entwickelt, die die Belegerfassung im Einkauf abbildet:
- Erfassen per Kamera: Belege werden mit dem Smartphone fotografiert oder als Datei importiert. Die App erkennt die Seitenränder und erzeugt ein lesbares PDF.
- Automatische Auswertung: Per Texterkennung werden Belegart, Lieferant, Datum und Bestellnummer ausgelesen und als Vorschlag angezeigt. Die Mitarbeitenden prüfen und bestätigen die Angaben.
- Strukturierte Ablage: Bestätigte Belege werden mit ihren Metadaten in SharePoint abgelegt und sind dort über die Suche auffindbar.
- Aufgaben: Fehlen Angaben oder gibt es Abweichungen, wird direkt aus der App eine Aufgabe an die zuständige Person erstellt.
- Übersicht: Die Startseite zeigt neue Belege, offene Aufgaben und Rückfragen in einer Übersicht.
Vorgehen
Zu Beginn haben wir gemeinsam mit dem Einkauf die Belegarten, Abläufe und Ablagestruktur aufgenommen und mit der zentralen IT die Anforderungen an Anmeldung, Datenhaltung und Berechtigungen abgestimmt.
Die App wurde zunächst mit einer kleinen Gruppe von Anwendern erprobt. In dieser Phase wurde die automatische Erkennung anhand realer Belege optimiert. Anschließend wurde sie für den gesamten Einkauf freigegeben.
Ergebnis
Belege werden heute direkt beim Eingang erfasst und stehen unmittelbar in der Ablage zur Verfügung. Der Aufwand für Scannen, Benennen und Ablegen ist deutlich gesunken, und offene Punkte sind über die Aufgaben klar zugeordnet.
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir betreiben das Backend in Microsoft Azure und halten die App mit neuen Versionen von iOS und Android aktuell. Als Nächstes ist die Übergabe geprüfter Rechnungsdaten an das ERP-System geplant.
