Ausgangslage
Der Bereich betreut parallel zahlreiche Bau- und Instandhaltungsprojekte auf dem Flughafengelände. Arbeitszeiten wurden auf Papier erfasst und anschließend im Büro in eine bestehende Access-Datenbank übertragen. Projektstände und Budgets wurden zusätzlich in separaten Listen gepflegt.
Abweichungen vom Budget wurden dadurch häufig erst mit zeitlichem Verzug sichtbar, und die monatliche Übergabe der Stunden an die Personalabrechnung war mit manuellem Abgleich verbunden.
Ziele
- Erfassung der Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle
- Eine gemeinsame Datengrundlage für alle Projekte
- Frühzeitiges Erkennen von Budgetabweichungen
- Übergabe an die Personalabrechnung ohne manuelle Nacharbeit
Lösung
Auf Basis der vorhandenen Datenbank haben wir eine zentrale Anwendung aufgebaut:
- Mobile Zeiterfassung: Vorarbeiter erfassen die Stunden ihrer Teams am Tablet, auch ohne Netzverbindung. Die Daten werden synchronisiert, sobald eine Verbindung besteht.
- Zentrale Datenbank: Alle Projekte und Teams arbeiten auf einem gemeinsamen SQL Server statt mit verteilten Listen.
- Budgetüberwachung: Stunden und Material werden laufend dem geplanten Budget gegenübergestellt; Abweichungen werden automatisch gemeldet.
- Übergabe an die Personalabrechnung: Die geprüften Stunden werden zum Monatsende in strukturierter Form übergeben.
- Berichte: Ein Power-BI-Dashboard zeigt den Stand aller Projekte für die Bereichsleitung.
Vorgehen
Die bestehende Access-Datenbank bildete zahlreiche fachliche Regeln ab. Anstatt sie vollständig zu ersetzen, haben wir die Daten auf einen zentralen SQL Server migriert und die Anwendung schrittweise erweitert. Etablierte Abläufe blieben dadurch erhalten.
Die mobile Erfassung haben wir gemeinsam mit zwei Vorarbeitern entwickelt und in einem Projekt erprobt, bevor alle Teams umgestellt wurden.
Ergebnis
Die Papierstundenzettel sind abgelöst, und die Personalabrechnung erhält die Daten in geprüfter Form. Budgetabweichungen werden zeitnah erkannt, sodass die Projektleitung frühzeitig Maßnahmen ergreifen kann.
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir betreuen Datenbank und Anwendung und passen sie bei geänderten Abläufen an. Als Nächstes sollen auch Geräte- und Fahrzeugstunden erfasst werden.
