Ausgangslage
Eine Fachabteilung betrieb neben den zentralen IT-Diensten eigene Server: einen Dateiserver für die Projektablage sowie einen Anwendungsserver für mehrere abteilungsspezifische Fachanwendungen. Die Hardware näherte sich dem Ende ihres Lebenszyklus, eine Erneuerung wäre mit entsprechenden Investitionen und weiterem Betriebsaufwand verbunden gewesen.
Für Mitarbeitende an anderen Standorten und im mobilen Arbeiten war der Zugriff auf die Daten nur über VPN möglich. Gleichzeitig sollte die Umgebung stärker an die Cloud-Strategie und die Sicherheitsvorgaben der zentralen IT angeglichen werden.
Ziele
- Ablösung der abteilungseigenen Server ohne Neuanschaffung von Hardware
- Standortunabhängiger, sicherer Zugriff auf Daten und Anwendungen
- Weiterbetrieb der Fachanwendungen ohne funktionale Einschränkungen
- Einhaltung der Vorgaben der zentralen IT zu Identitäten, Berechtigungen und Datensicherung
- Planbare laufende Kosten statt einmaliger Investitionen
Lösung
Wir haben die Server der Abteilung in die bestehende Microsoft-Cloud-Umgebung des Unternehmens überführt:
- Dateiablage: Die Projektlaufwerke wurden nach SharePoint Online und Microsoft Teams migriert. Ordnerstruktur und Berechtigungen haben wir dabei übernommen und bereinigt.
- Fachanwendungen: Die Anwendungen laufen auf virtuellen Maschinen in Microsoft Azure in einem Rechenzentrum in Deutschland, angebunden an das Unternehmensnetz.
- Identitäten und Zugriff: Anmeldung und Berechtigungen laufen über Microsoft Entra ID mit Multi-Faktor-Authentifizierung und bedingtem Zugriff nach den Richtlinien der zentralen IT.
- Datensicherung: Die Azure-Ressourcen werden mit Azure Backup gesichert, die SharePoint-Daten zusätzlich mit einer separaten Sicherungslösung.
Vorgehen
Nach einer Bestandsaufnahme der Server, Daten und Abhängigkeiten haben wir die Zielarchitektur mit der Abteilung und der zentralen IT abgestimmt. Die Daten wurden über mehrere Wochen im Hintergrund vorab übertragen und regelmäßig synchronisiert.
Die eigentliche Umstellung erfolgte an einem Wochenende. Zum Wochenbeginn standen Dateien und Anwendungen in der Cloud zur Verfügung. In den ersten Tagen danach haben wir die Mitarbeitenden vor Ort unterstützt und kurze Einweisungen zu SharePoint und Teams gegeben.
Ergebnis
Die abteilungseigenen Server sind außer Betrieb genommen, die geplante Hardwareerneuerung ist entfallen. Die Betriebskosten der Abteilung liegen unter dem bisherigen Niveau, und die Mitarbeitenden greifen standortunabhängig ohne VPN auf ihre Daten zu. Die Umgebung entspricht den Sicherheits- und Betriebsvorgaben der zentralen IT.
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir betreuen die Azure-Ressourcen der Abteilung, überwachen Betrieb und Sicherungen und sind Ansprechpartner für Fragen der Anwender. Als nächster Schritt ist geplant, eine der Fachanwendungen durch eine Cloud-native Lösung abzulösen.
